Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten – in Echtzeit

Die Mitarbeiter von FYRE nutzen es tagtäglich, sowie tausende andere Benutzer weltweit: Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit mit Google Apps. Diese Funktion, welche man auch von unterwegs in Anspruch nehmen kann, verbindet ein Team immer und überall mit dem Wesentlichen: Ihrer Arbeit. Was für FYRE gar nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken ist, könnte auch Ihr Arbeiten auf den Kopf stellen. Hier stellen wir Ihnen die Funktion der gemeinsamen Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten kurz vor:

Was ist das Killer-Feature der Google Apps Palette (Sheets, Docs, Slides, etc.)?

Daten von mehreren Personen aus mehreren Spreadsheets mühsam zusammensuchen und in ein aktuelles Dokument übertragen? Dokumente synchronisieren?
Das war gestern!

Heute geht das so:
Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, auch wenn Ihr Partner gerade am anderen Ende der Welt sitzt oder nur mit dem Handy unterwegs ist. Wenn Sie also beispielsweise einen Text verfasst haben, aber keinen guten Schlusssatz finden, können Sie einen (oder mehrere) Personen direkt über das Dokument dazu einladen, auch mitzuarbeiten. Sie sehen, ob die Person das Dokument geöffnet hat und Sie sehen in Echtzeit, was die Person gerade ins Dokument schreibt. Während der Bearbeitung des Dokuments haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Chat zu starten (gleich im Dokument selbst!), um Diskussionen vertiefen zu können. Sehr nützlich, wenn man sich mal uneins ist.
Besonders für Meetings ist diese Echtzeit-Funktion genial, da jeder dasselbe Dokument vor Augen hat und somit nur eine gültige Version existiert. Da ist man sich sicher, dass alle vom Gleichen sprechen!

Weitere nützliche und spannende Features?

Kostspielige neue Software-Versionen laden gehört damit auch der Vergangenheit an: Google Apps wird laufend automatisch und ohne Zusatzkosten aktualisiert. Dies war mitunter auch einer der Hauptgründe, warum sich das FYRE-Team für diese Business-Lösung entschieden hat.
Und: Google Apps speichert alle Eingaben in Dokumenten vollautomatisch. Sie müssen also nicht dauernd zwischenspeichern, wie Sie das von früher kennen. Sollte es mal zu einem Netzausfall kommen, sind alle Daten fein säuberlich in Drive gesichert. Gerade für Firmen ist dies ein wertvolles Feature.

 Was, wenn eine Person in der Hitze des Gefechts z.B. eine tolle Textpassage löscht?

Auch das ist kein Problem. Via dem Überarbeitungsverlauf können alle Änderungen zurückverfolgt werden, was geändert wurde, wann es geändert wurde und von wem es geändert wurde. Im Dokument kann man jederzeit an einen früheren Zeitpunkt «zurückkehren».

Google hat kürzlich zu dieser gemeinsamen Echtzeit-Bearbeitung ein lustiges Video veröffentlicht, das wir Ihnen hier zeigen möchten (in Englisch):

(Quelle: Google)

Hier können Sie den original Blog-Eintrag von Google lesen (in Englisch).

Was aber, wenn Sie vielleicht gar nicht möchten, dass mehrere Personen «Ihren» Text um- oder überschreiben können?

Der «Vorschlagsmodus» ist ein geniales Add-On, welches noch nicht so lange existiert, aber auf das wir nie mehr verzichten möchten! Sie können im Dokument jederzeit in den Vorschlagsmodus wechseln, so dass andere Benutzer Ihnen in Echtzeit Vorschläge unterbreiten können, ohne Ihren Originaltext anzufassen. Die Vorschläge können Sie sichten und annehmen oder wieder verwerfen. Damit behält der Autor jederzeit das Sagen, auch wenn mehrere Personen an der Erstellung/Überarbeitung mitwirken.

Was, wenn ich eine Person einladen möchte, die nicht in derselben Firma arbeitet wie ich?

Grundsätzlich können Sie alle Personen zu Ihren Dokumenten oder Spreadsheets einladen. Über die Freigabe-Funktion entscheiden Sie alleine, ob die externe Person nur Leserechte erhält, nur Kommentare abgeben darf, oder ob sie alles in einem Dokument bearbeiten darf. Sie behalten stets den Überblick und die Kontrolle über Ihre Freigaben und können diese jederzeit rückgängig machen. Über die Verschlüsselung auf Drive sind Sie zudem sicher, dass keine unbefugten Zugriffe auf Ihre Dokumente stattfinden können. Wenn Sie die Verschlüsselung auf Google Drive interessiert, lesen Sie unseren Artikel zum Thema Verschlüsselung der Daten auf Google Drive.

Zusammen mit «Google Hangouts» genial

Die gemeinsame Echtzeit-Bearbeitung schweisst ein Team zusammen und sorgt dafür, dass es stets auf dem Laufenden ist und jederzeit Zugang zu den aktuellsten Informationen hat. Zusammen mit dem (Video)Chat-Tool «Hangouts» (ebenfalls in der Google Apps Palette enthalten) wird das gemeinsame Arbeiten noch intensiviert und Sie können sogar dann gemeinsam erfolgreich Geschäfte an Land ziehen oder abschliessen, wenn alle Involvierten ausser Haus sind. Für uns also schlichtweg unabdingbar.

Was braucht es alles, damit ich diese gemeinsame Echtzeit-Bearbeitung auch nutzen kann?

Um immer und überall Zugriff auf Ihre Daten zu haben und sie gemeinsam nutzen zu können, braucht es eigentlich gar nicht viel:

  • Ein Endgerät (PC, Handy, Tablet, etc.) mit Internetverbindung und einem Browser
  • Eine Lizenz (Google Apps for Work) von Google, die schon ab knapp Fr. 5.- pro Monat und pro Benutzer erhältlich ist! (Lizenzen für Sie und/oder Ihr Team können bequem über uns bezogen werden, da wir offizieller Google Apps Reseller sind)
  • Eine Domäne für die firmeneigenen E-Mail Adressen: hans.muster@meinefirma.ch

Klingt interessant? Das ist es auch!

Wenn Sie darauf brennen, mehr über Google Apps for Work und diese Arbeitsweise zu erfahren, kontaktieren Sie uns unverbindlich. Wir demonstrieren Ihnen sehr gerne, was uns an diesem Produkt überzeugt und wie Sie es in Ihrem Alltag einsetzen können, so dass Sie es nie mehr missen möchten!

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